# Datenschutzerklärung für CAai

**Stand: 27. Oktober 2026.**

Diese Datenschutzerklärung liegt auf Deutsch und Englisch vor. Beide Sprachfassungen beschreiben dieselbe Datenverarbeitung und gelten gleichermassen. Bei inhaltlichen Abweichungen berichtigen wir die Texte; Ihre gesetzlichen Rechte bleiben unberührt.

English

## Das Wichtigste vorab

CAai unterstützt Sie dabei, Kommunikation und Präsentationen vorzubereiten. Wir verarbeiten Ihre Kontoangaben, die von Ihnen bereitgestellten Inhalte und die daraus entstehenden Ergebnisse. Für freigeschaltete KI-Funktionen gelangen die benötigten Inhalte an die beteiligten KI-Dienste. Eine Routenwahl betrifft die bezeichneten Textfunktionen; gemeinsame Hilfsdienste können davon unabhängig beteiligt sein. Für Google-Inhalte gilt derzeit der beschränkte Prüfbetrieb ohne KI nach Abschnitt 6.

Verarbeiten Sie Angaben über andere Personen, brauchen Sie dafür eine Berechtigung und müssen die geltenden Informationspflichten beachten. «Hintergrund» oder «Tabu» verhindern keine Übermittlung an die für die Funktion verwendeten KI-Dienste. Bitte prüfen Sie KI-Ergebnisse vor Verwendung und Weitergabe. Für Datenschutzfragen und Rechtegesuche erreichen Sie uns auch ohne Konto unter **info@caai.online**.

## 1. Wer verantwortlich ist

CAai – Communication Architect AI wird von **Thomas Kis, Inhaber von communication factory th. kis, Grütstrasse 10, 8707 Uetikon am See, Schweiz**, betrieben. Datenschutzkontakt:** info@caai.online**.

Diese Erklärung beschreibt die Website, die Verwaltung von Konten und Verträgen, die App und ihre optionalen Verbindungen. Personenbezogene Daten sind Informationen über bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen. Auch eine berufliche Rolle oder eine aus Inhalten abgeleitete Einschätzung kann personenbezogen sein.

Für eigene Vertrags-, Verwaltungs- und erforderliche Betriebszwecke sind wir Verantwortlicher. Kundenprojektinhalte verarbeiten wir im vereinbarten Auftrag. Handelt der Kunde selbst als Auftragsverarbeiter, ist CAai innerhalb dieser Kette Unterauftragsverarbeiter. Die technische Rolle «Projekt-Eigentümer» bestimmt diese rechtliche Rolle nicht allein. Eine notwendige Wartung im Auftrag ist von einer eigenständigen Verwendung von Kundeninhalten zu unterscheiden.

## 2. Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

Wir erhalten Daten von Ihnen, Ihrer Organisation, ausgewählten Quellen und verbundenen Diensten. Wir erzeugen Daten bei der Ausführung der angeforderten Funktionen. Dazu gehören:

- Konto- und Organisationsangaben: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Berechtigungen, Sprache und Einstellungen;
- Kontakt-, Vertrags- und gegebenenfalls Abrechnungsangaben;
- Projektinhalte: Briefings, Dokumente, Tabellen, Bilder, Audio, Nachrichten, Präsentationen und sachbezogene Empfängerhinweise;
- abgeleitete Inhalte: extrahierte Texte, Suchrepräsentationen, Analysen, Übersetzungen, Vorschläge, Varianten, frühere Bearbeitungsstände und Exporte;
- technische und sicherheitsbezogene Angaben: Verbindungsdaten, Zeitpunkte, notwendige Konto-/Projektzuordnungen, Zugangs- und Freigabeereignisse, Funktionsaufrufe und Verbrauchsdaten;
- Support- und Feedbackangaben sowie notwendige Daten zur Bearbeitung von Datenschutzgesuchen.

Kundeninhalte können Angaben über Personen ohne CAai-Konto enthalten. Eine Rolle ohne Namen kann im Kontext eine Person erkennbar machen. Für eine nach Wiederherstellung erneut erforderliche Berichtigung kann eine gesondert geschützte Akte die konkrete Korrekturanweisung und die notwendige Zuordnung enthalten. Sie dient diesem begrenzten Zweck und keiner gewöhnlichen erneuten Nutzung des unrichtigen Inhalts.

Notwendige Angaben werden im jeweiligen Vorgang bezeichnet. Ohne sie können wir die betreffende Leistung nicht erbringen. Freiwillige Zusatzangaben und Empfängerhinweise sind keine allgemeine Nutzungsvoraussetzung.

## 3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten, um die von Ihnen angeforderten Funktionen bereitzustellen, Ihre Projekte und Zugänge zu verwalten und unsere vertraglichen Leistungen zu erbringen. Dazu gehören die notwendige Kommunikation, Abrechnung sowie der Schutz und die zuverlässige Bereitstellung des Dienstes. Notwendige Fehler- und Sicherheitsuntersuchungen werden auf den konkreten Vorgang, befugte Personen und erforderliche Daten begrenzt. Gesetzliche Pflichten und die Bearbeitung berechtigter Ansprüche können weitere erforderliche Verarbeitungen begründen. Für Inhalte aus Google-APIs und daraus abgeleitete Daten gelten zusätzlich die besonderen Zweck- und Zugriffsgrenzen in Abschnitt 6. Die Nutzung der App ist keine allgemeine Erlaubnis, Ihre Inhalte für unsere Produktentwicklung, Trainingsdaten oder Versuche zu verwenden.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir notwendige Vertragsleistungen gegenüber einer natürlichen Person auf Art. 6 Abs. 1 lit. b. Bei Unternehmenskontakten und notwendiger Sicherheit kommen berechtigte Interessen nach lit. f in Betracht: geordnete Vertragsabwicklung, Schutz der Systeme und Rechtsverfolgung, jeweils unter Beachtung der entgegenstehenden Interessen und Rechte. Einschlägige unions- oder mitgliedstaatliche Pflichten tragen Verarbeitungen nach lit. c. Erforderliche Einwilligungen beruhen auf lit. a. Schweizer Pflichten sind unter der DSGVO gesondert einzuordnen; sie sind nicht automatisch eine Pflicht des Unionsrechts.

Nach Schweizer Recht beachten wir insbesondere die Bearbeitungsgrundsätze und gesetzlichen Pflichten. Wo eine Rechtfertigung erforderlich ist, muss sie im konkreten Fall vorliegen. Für personenbezogene Kundenprojektinhalte bestimmt der zuständige Verantwortliche die zulässigen Zwecke und Grundlagen. Eine Funktionsbestätigung oder Routenwahl ersetzt keine Einwilligung der in den Inhalten erwähnten Personen.

## 4. KI-Funktionen und Empfängerhinweise

Bei einer KI-Funktion werden die benötigten Inhalte und Arbeitsanweisungen an die eingesetzten Dienste übermittelt. Analyse, Übersetzung, automatische Nachprüfung, Suche, Texterkennung und Sprachfunktionen können unterschiedliche Aufrufe auslösen. Die Dienste und Verarbeitungsorte müssen deshalb je Funktion betrachtet werden.

Dazu gehört auch das Erzeugen von Schaubildern mit den dafür freigegebenen Chat-KI-Diensten. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von den tatsächlich freigegebenen Diensten und Ihrer Berechtigung ab. Die freigegebene Chatverarbeitung kann mehrere KI-Aufgaben umfassen. Externe Web-Recherche ist im derzeitigen Pilotumfang nicht freigegeben; eine Suche in eigenen Materialien ist davon zu unterscheiden. Die Sperren für Google-Inhalte und daraus abgeleitete Projektinhalte bleiben bestehen.

Die App unterscheidet die Text-KI-Routen **Schweiz, Europa und Spitzenmodelle**. Die Route Schweiz verwendet Azure OpenAI in Switzerland North, die Route Europa Mistrals EU-API. Bei Spitzenmodellen sind nach ausgewähltem Modell Azure OpenAI in der EU-Datenzone und Amazon Bedrock mit einem EU-Inferenzprofil beteiligt. Ein Aufruf über die AWS-Region Zürich bedeutet bei diesem Profil nicht, dass die gesamte Inferenz in der Schweiz erfolgt. Übersetzungen im aktuellen Produktpfad verwenden die Text-KI-Route; DeepL ist dafür nicht eingesetzt.

Nutzen eingeladene Mitwirkende KI in einem gemeinsamen Projekt, gelten die einschlägigen Freigaben für das Projekt, die Eigentümerin oder den Eigentümer, die handelnde Person und die beteiligten Organisationen gemeinsam. Verwendet werden nur Dienste und Datenwege, die unter allen diesen Vorgaben zulässig sind. Gibt es keinen gemeinsamen zulässigen Weg, wird die betreffende KI-Anfrage nicht ausgeführt. Die KI-Nutzung belastet das eigene Kontingent der handelnden Person. Die App informiert vor der entsprechenden Nutzung über diesen gemeinsamen Weg; eine Einladung erweitert keine Routen- oder Anbieterfreigabe. Notwendige Angaben zur erfolgten Information und Nutzung werden dem jeweiligen Konto und Projekt zugeordnet.

Gemeinsame Azure-Dienste können unabhängig von der Text-KI-Route beteiligt sein: Einbettungen und Audio-Transkription laufen über Azure OpenAI in Switzerland North. Bildverstehen beim Dateiimport, bei der Bereichs-Texterkennung in den Materialien und bei Firmenbildern verwendet die Bildfunktion der jeweiligen Chat-KI-Route. Die separate Foto-Texterkennung der Quick Tools/Mobile-Ansicht verwendet Azure AI Vision in Switzerland West. Die Sprachausgabe im Probelauf verwendet Azure Speech in Switzerland West; dabei werden vorzulesende Redenotizen, Überleitungen und gegebenenfalls Publikumsfragen und Rücküberleitungen übermittelt. Die Spracheingabe und die Sprachausgabe sind unterschiedliche Dienste.

Die Dienstleisterübersicht erläutert die jeweiligen Funktionen und Datenwege. Eine Länderbezeichnung allein sagt nichts Abschliessendes über zusätzliche Speicherung und Fernzugriffe aus. Ein ausgeschlossener Anbieter wird nicht allein durch die Wahl einer vermeintlich strengeren Route zulässig. Für Google-Inhalte sind diese KI- und Sprachverarbeitungswege derzeit gesperrt (Abschnitt 6).

Sachbezogene Empfängerhinweise können in Analysen und daraus erzeugte Texte eingehen. Die Markierungen «Hintergrund», «Darf genannt werden» und «Tabu» steuern die beabsichtigte Verwendung bei der Erzeugung und Prüfung; sie verhindern die KI-Übermittlung nicht. Automatische Warnungen können Fehler übersehen. Eine fehlende oder nach Bearbeitung entfallene Warnung ist kein Vertraulichkeitssiegel.

Die Funktionen dienen der Kommunikationsvorbereitung. Die Standardnutzung umfasst keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Personenbezogene Bewertungen können dennoch Profiling darstellen. Die geltenden Daten- und Nutzungsgrenzen sind zu beachten; besonders schützenswerte Daten und besondere Berufsgeheimnisse benötigen vor einer solchen Nutzung eine gesondert geeignete und vereinbarte Umgebung.

Eine KI-Ausgabe kann falsch sein. Prüfen Sie Richtigkeit, Kontext, Vertraulichkeit und Rechte Dritter vor ihrer Verwendung.

## 5. Weiterverwendung, Entwicklung und Support

Gespeicherte persönliche Strukturen können im vorgesehenen Umfang in weiteren eigenen Projekten verwendet werden. Das erlaubt keine Übernahme vertraulicher Kundeninhalte in allgemeine Kataloge oder andere Kundenkontexte. Die persönliche Funktion berechtigt den Betreiber nicht, Ihre Volltextmuster einzusehen oder in allgemeine Vorlagen zu übernehmen.

Für allgemeine Entwicklung, Demonstrationen und Modellvergleiche verwenden wir synthetische oder für diese Zwecke wirksam anonymisierte Daten. Echte Kundeninhalte sind kein frei verfügbares Testmaterial. Notwendige konkrete Fehlerbearbeitung mit Auftragsdaten braucht eine dokumentierte Berechtigung, einen begrenzten Umfang, befugte Zugriffe und geregelte Löschung. Feedback oder die Kenntnisnahme dieser Erklärung erteilen keine allgemeine Erlaubnis zur eigenen Produktentwicklung mit Ihren Inhalten. Für Google-API-Inhalte und Ableitungen gelten die zusätzlichen Ausschlüsse in Abschnitt 6 auch bei Entwicklungs- und Testvorgängen.

Ein Ausschluss von Modelltraining bedeutet nicht automatisch, dass ein Anbieter nichts speichert oder niemals befugte Menschen Einsicht erhalten. Training, Aufbewahrung und Sicherheitsprüfung sind unterschiedliche Vorgänge. Microsofts Sicherheits- und Missbrauchsprüfung ist je Dienst zu betrachten; Aussagen zu Azure OpenAI gelten nicht automatisch für Vision oder Speech. Die bestätigte Speicheregion allein schliesst Zugriffe aus anderen Ländern nicht aus.

Für die von CAai verwendete Mistral-API-Organisation sind Training und Labs ausgeschaltet und Zero Data Retention (ZDR) aktiviert. Die bestätigte ZDR-Zusage umfasst die eingesetzten Chat-Anfragen einschliesslich Bildverstehen über den Chat-Endpunkt: Eingaben und Ausgaben werden nicht über die zur Antworterstellung erforderliche Dauer hinaus aufbewahrt. Sie ist keine pauschale Zusage für sämtliche Mistral-Produkte, technische Betriebsmetadaten oder einen vollständigen Ausschluss menschlicher Einsicht. Inhalte aus Ihren Projekten übermitteln wir nicht als allgemeines Trainings- oder Bewertungsfeedback an KI-Anbieter.

## 6. Microsoft Office und Google-Daten

Optionale Verbindungen setzen passende Konten, Berechtigungen und Freischaltungen voraus. Die gewählte Aktion bestimmt den Übermittlungsumfang. Ein vollständiger Dateiimport kann auch ausgeblendete Inhalte, Notizen, Kommentare und Metadaten erfassen. Die Freigabe eines Plattformzugriffs berechtigt nicht automatisch zur Übertragung sämtlicher Inhalte.

### Microsoft Office

Das Add-in kann ausgewählte Inhalte, ganze Dateien oder Nachrichten an CAai senden und Ergebnisse auf Ihre Anweisung einfügen. Nachrichten können zitierten Schriftwechsel und Angaben weiterer Personen enthalten. Bei «Aus CAai einfügen» im Outlook-Add-in wird ausserdem der Name oder die E-Mail-Adresse des ersten Empfängers der geöffneten Nachricht an CAai übermittelt, um die Anrede zu bestimmen. Für die Verbindung wird ein beschränkter CAai-Zugang verwendet. Serverwiderruf, lokales Abmelden und der Browserlogin sind unterschiedliche Vorgänge.

### Google-Daten: derzeitiger Umfang

Die Freischaltung des Google-Workspace-Add-ons ist auf ein gesondertes Prüfkonto für die Google-Prüfung begrenzt. Für Pilotkonten ist es nicht freigeschaltet. Die nachfolgend beschriebenen Übertragungsfunktionen sind erst nach der gesonderten Aktivierung des Prüfkontos nutzbar. Der Prüfbetrieb umfasst keine KI-Funktionen. Die Google-Drive-Verbindung der Web-App ist derzeit nicht freigeschaltet, auch nicht für das Prüfkonto. Bereits früher importierte Google-Quellen können in CAai-Projekten weiterhin gespeichert sein.

**Die KI-Verarbeitung von Google-Inhalten und daraus abgeleiteten Projektinhalten ist derzeit gesperrt, auch für das Prüfkonto.** Für Projekte mit solchen Inhalten sind die KI-Funktionen insgesamt gesperrt, einschliesslich der Verarbeitung anderer Inhalte desselben Projekts. Es erfolgen dort keine KI-Aufbereitung, Einbettung, Bildauswertung, Übersetzung, Optimierung oder Sprachausgabe. Die Routenwahl hebt diese Sperre nicht auf.

Dieser Abschnitt gilt für Inhalte aus Google-APIs und deren Ableitungen, etwa extrahierte Texte, frühere Analysen, Vorschläge und Suchrepräsentationen. Die Verbindung verwendet ausserdem die für Anmeldung, Zuordnung und Berechtigung erforderlichen Konto- und Zugriffsinformationen.

### Verbindungen und Übermittlung

Bei Übernahmen über das Google-Add-on erfasst CAai die Herkunft automatisch. Bei Texten, die Sie ausserhalb dieser Verbindung von Hand in ein Projektfeld eingeben oder einfügen, kann CAai die ursprüngliche Quelle nicht zuverlässig erkennen. Für solche Inhalte müssen Sie die erforderlichen Berechtigungen und die angezeigten Nutzungsgrenzen beachten. Für bereits als Google-Inhalte erfasste Daten und ihre Ableitungen bleiben die besonderen Verwendungsgrenzen bestehen. Im Prüfbetrieb ist der KI-Zugang unabhängig von der Inhaltserkennung ausgeschlossen.

**Workspace-Add-on:** Nach der gesonderten Aktivierung veranlassen Sie eine Aktion in Google Docs, Sheets oder Slides. Im beschränkten Prüfumfang können Sie ausgewählte Texte, Tabellen, Diagramme und Bilder als Bausteine in ein CAai-Projekt übernehmen sowie ein Google-Dokument als Quelle speichern oder damit ein neues Projekt anlegen. Beim Dokumentimport über das Add-on wird der Dokumenttext mit Überschriften, Listen und Tabellen als Quelle gespeichert; Kopf-/Fusszeilen, Fussnoten, Kommentare und Bilder werden auf diesem Weg nicht übertragen. Eine KI-Aufbereitung zu Text-Bausteinen findet dabei nicht statt. KI-Aktionen wie «Botschaft optimieren», «Als rhetorische Frage» und «Text strukturieren» sind nicht verfügbar. Die daran anknüpfenden Funktionen zum Einfügen eines KI-Ergebnisses sind ebenfalls nicht Teil dieses Umfangs.

Vor einer Übermittlung zeigt CAai den Umfang, die Speicherung und die beteiligten Dienste an. Sie lösen die Übermittlung anschliessend ausdrücklich aus und können abbrechen. Eine blosse Anmeldung oder das Lesen einer Markierung ist noch kein Auftrag, diese Inhalte an CAai zu senden.

Je nach Aktion werden die dafür bestimmten Dokument-, Tabellen- oder Präsentationsinhalte gelesen. Apps Script verarbeitet die ausgelesenen Daten in Googles Umgebung und gibt sie an die Seitenleiste; von dort werden sie an CAai übermittelt. Ein vollständiger Import ist umfassender als ein ausgewählter Textausschnitt. Ein beschränkter CAai-Zugangsschlüssel wird im nutzerbezogenen Add-on-Speicher bei Google gehalten. Bei Google entstehen technische Ausführungs- und Plattformprotokolle; das Abschalten eines Skript-Fehlerprotokolls beseitigt diese nicht insgesamt.

**Drive-Verbindung:** Eine Freischaltung wäre gesondert erforderlich. Die Verbindung dient der vom Nutzer bestimmten Dateiauswahl und Übertragung, nicht dem laufenden Einlesen oder Überwachen des gesamten Drive. Ein Import legt eine gespeicherte CAai-Projektquelle mit Herkunftsvermerk an; Google-Dokumente können dazu in ein Office-Dateiformat übertragen werden. Ein Export legt eine Kopie im gewählten Google-Konto an; bearbeitbare Diagramme können zusätzliche Tabellen erfordern. Die Beschreibung dieses Datenwegs ist keine Aussage, dass er im derzeitigen Prüfumfang verfügbar ist. Zugriffsrechte auf exportierte Kopien sind im jeweiligen Google-Konto zu verwalten.

### Zwecke und Empfänger

Im derzeitigen Prüfumfang verwenden wir Google-Inhalte und deren Ableitungen ausschliesslich für die von Ihnen ausgelöste Übernahme, Speicherung und nicht KI-gestützte Verwaltung von Bausteinen, Quellen und Projekten in CAai. Dazu gehören die für diese Funktionen erforderlichen Übertragungen und die angekündigten Folgeschritte. Eine spätere Erweiterung um KI-Funktionen setzt eine gesonderte technische und rechtliche Freigabe sowie entsprechend aktualisierte Informationen voraus.

Für die Ausführung und Übertragung sind Google sowie die CAai-Hosting- und Speicherdienste Hostpoint und Infomaniak beteiligt. Microsoft Azure einschliesslich Speech, Mistral und Amazon Bedrock erhalten im derzeitigen Prüfumfang keine Google-Projektinhalte zur KI- oder Sprachverarbeitung. Auch gemeinsame Hilfsdienste und Hintergrundaufträge dürfen die Sperre nicht umgehen. Ein nicht freigegebener Datenweg wird nicht durch einen ungeprüften Rückfall ersetzt. Die übrigen, für andere Inhalte eingesetzten KI-Dienste sind in Abschnitt 4 und der Dienstleisterübersicht beschrieben.

Googles Rolle als Anbieter Ihres Workspace-/Drive-Kontos ist von seinen Diensten für den Betrieb unseres Add-ons zu unterscheiden. Dass Ihr Konto bei Google liegt, schliesst eine eigene Verantwortlichkeit von CAai für die von CAai veranlasste Verarbeitung nicht aus.

### Grenzen der Verwendung und menschliche Einsicht

Wir verwenden diese Inhalte und Ableitungen nicht für Werbung, Verkauf, allgemeines KI-Modelltraining, anbieterübergreifende Modellvergleiche, freie Entwicklungs- oder Testkopien oder die Übernahme in allgemeine Vorlagen und Muster. Persönliche Strukturen bleiben Ihrem Nutzungskontext zugeordnet. Wir geben Projektinhalte nicht als Trainings- oder Bewertungsfeedback an KI-Anbieter weiter und schreiben keine Dokument- oder Modellantworttexte für allgemeine Diagnosezwecke in Serverprotokolle.

Menschen dürfen diese Google-Inhalte nur lesen, wenn Sie ausdrücklich und dokumentiert dem Zugriff auf konkret bezeichnete Daten zustimmen, soweit dies für einen notwendigen Sicherheitsfall einschliesslich einer erforderlichen Fehler- oder Missbrauchsuntersuchung erforderlich ist oder soweit eine gesetzliche Pflicht dies verlangt. Zugriff, Umfang und Dauer werden auf den jeweiligen zulässigen Fall begrenzt. Der normale Appbetrieb oder die Kenntnisnahme dieser Erklärung sind keine allgemeine Zustimmung zur menschlichen Inhaltsprüfung. Diese Grenzen gelten auch für von uns eingesetzte Dienstleister. Aus einer Sicherheitsausnahme folgt keine allgemeine Qualitätskontrolle oder Weiterverwendung.

Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die CAai über Google-APIs erhält, erfolgt nach der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Limited-Use-Anforderungen, sowie der Google Workspace API User Data and Developer Policy.

### Speicherung, Widerruf und Löschung

Ein Import kann eine Quelle oder Bausteine in Ihrem CAai-Projekt anlegen. Bereits vorhandene Bearbeitungsstände und Ableitungen werden durch die KI-Sperre nicht automatisch gelöscht. Für diese CAai-Bestände gelten Abschnitt 8 und die bestandsbezogenen Aufbewahrungsangaben. Googles technische Plattformprotokolle sind getrennt zu betrachten.

Sie können die CAai-Verbindung trennen und die Berechtigung in Ihrem Google-Konto widerrufen; beide Vorgänge sind getrennt. Das Trennen allein löscht keine bereits importierten Quellen oder exportierten Kopien. Quellen und Projekte können Sie im vorgesehenen Umfang in CAai löschen; für weitergehende Löschungen und Rechtegesuche erreichen Sie uns auch ohne Konto unter info@caai.online. Eine vollständige Bereinigung berücksichtigt auch kontrollierte Ableitungen und Sicherungen. Kopien in Ihrem Google-Konto verwalten Sie dort. Bereits von anderen berechtigt empfangene Kopien stehen grundsätzlich unter deren Kontrolle; gesetzliche Mitteilungs- und Unterstützungspflichten bleiben bestehen. Das Löschen einer einzelnen Quelle ist keine Zusage einer sofortigen vollständigen Löschung aller Sicherungen oder einer automatischen Freigabe der KI-Funktionen.

## 7. Dienstleister und Ausland

Hosting, Dateien, KI, E-Mail und Betriebsüberwachung werden mit den dafür eingesetzten Dienstleistern erbracht. Je nach Funktion sind Hostpoint, Infomaniak, Microsoft, Mistral, Amazon Web Services und GitHub beteiligt. Google und Microsoft als Anbieter Ihrer verbundenen Kundenkonten sowie die Entwicklerdienste für das Google-Add-on werden gesondert eingeordnet. GitHub wird für die bezeichneten automatischen Fristenkontrollen verwendet; diese benötigen keine Projekttexte. Der konkrete Empfänger, die Datenarten und die Auftragsrolle richten sich nach dem Dienst, nicht allein nach dem Markennamen.

Die ergänzende Dienstleisterübersicht nennt die Rechtsträger, Dienste, betroffenen Daten, Verarbeitungs- und relevanten Zugriffsländer sowie Übermittlungsgrundlagen. Microsofts für CAai verwendete Azure-Dienste sind dem Firmenvertrag des Betreibers mit der einbezogenen Microsoft-DPA zugeordnet. Handelt CAai im Kundenauftrag, kann Microsoft innerhalb dieser Kette Unterauftragsverarbeiter sein; notwendige eigene Anbieterzwecke sind davon getrennt zu betrachten. Länderbezeichnungen der KI-Routen erfassen nicht automatisch alle Speicher-, Hilfs- und Zugriffsvorgänge.

Für internationale Bekanntgaben müssen die jeweils erforderlichen Voraussetzungen vorliegen. Soweit kein anwendbarer Angemessenheitsentscheid trägt, kommen geeignete Garantien, etwa die einschlägigen Standardvertragsklauseln mit nötigen Schweizer Anpassungen und ergänzenden Massnahmen, in Betracht. Die konkret eingesetzte Grundlage wird je Datenweg ausgewiesen. Informationen und eine zugängliche Kopie der massgeblichen Garantien können unter info@caai.online angefordert werden; notwendige Schwärzungen schützen Rechte anderer.

## 8. Aufbewahrung, Berichtigung und Löschung

Wir unterscheiden aktive Inhalte, Varianten, Suchbestände, Caches, Sicherungen, Archive, Diagnose und Verfahrensnachweise. Für jeden Bestand zählen sein Zweck, notwendiger Umfang und anwendbare Pflichten. Eine allgemeine Buchführungs- oder Nachweispflicht rechtfertigt keine Aufbewahrung vollständiger Kundenprojekte. Die ergänzende Aufbewahrungsübersicht erläutert die bestandsbezogenen Fristen, deren Beginn und kontrollierte Ausnahmen.

Eine freiwillige Kontodeaktivierung ist von einer endgültigen Löschanweisung zu unterscheiden. Die 30-Tage-Reserve für freiwillige Deaktivierung setzt eine früher zu erfüllende berechtigte Löschung nicht aus. Sie ist keine allgemeine Wartefrist. Antworttermin, tatsächlicher Vollzug und Abschluss werden getrennt behandelt. Sie können uns auch ohne aktiven Appzugang kontaktieren.

Berichtigungen und Löschungen können Varianten, Übersetzungen, Suchbestände, Dateien und weitere kontrollierte Kopien erfassen. Das Leeren eines Feldes bereinigt diese Bestände nicht automatisch. Wir prüfen eine sichere Zuordnung, auch bei namensgleichen Personen. Fehlerhafte Teilschritte werden nachbearbeitet; eine blosse Kontosperre ist kein vollständiger Löschabschluss.

Die gesonderte Bugsink-Fehlerdiagnose wird höchstens 30 Tage aufbewahrt. Serverdateiprotokolle, Datenbanksicherungen, Objektspeicherarchive, Hoster-Sicherungen und notwendige Verfahrensakten sind eigene Bestände; die Bugsink-Frist gilt nicht pauschal für sie. Rotierte Serverprotokolle werden nach Ablauf von 30 Tagen seit ihrem jüngsten Eintrag im nächsten täglichen Bereinigungslauf gelöscht. Laufende Dateien werden zusätzlich zur Grössenrotation wöchentlich geordnet abgeschlossen und nicht durch den Löschschritt entfernt. Dies ist keine Höchstfrist von 30 Tagen je Eintrag: Ältere Einträge derselben Datei können wegen der Rotation und des täglichen Laufs etwa sieben Tage plus die Laufverzögerung länger vorhanden sein. Dateien ohne zuverlässig bestimmbaren Zeitstempel benötigen eine gesonderte Prüfung. Minimierte Belege für einen konkreten offenen Vorfall werden getrennt und zweckgebunden aufbewahrt. Eine technische Löschung aus dem aktiven Projekt bedeutet nicht, dass jeder Sicherungsstand im selben Moment verschwindet. Gesetzlich oder für einen konkreten offenen Vorfall notwendige Ausnahmen werden auf den erforderlichen Umfang begrenzt und gesondert überprüft.

Wiederhergestellte Daten dürfen nicht wieder für gewöhnliche Nutzung freigegeben werden, bevor die erforderlichen aktuellen Lösch-, Berichtigungs-, Einschränkungs- und Entzugsanweisungen abgeglichen sind. Schon an berechtigte Empfänger exportierte Kopien liegen grundsätzlich unter deren Kontrolle; erforderliche Unterstützung und gesetzliche Mitteilungen bleiben davon unberührt.

## 9. Sicherheit

Wir setzen Zugangs- und Berechtigungskontrollen sowie Verfahren zur Bearbeitung, Löschung und Wiederherstellung ein. Die Verbindung zwischen Browser und CAai verwendet HTTPS. Die Angemessenheit weiterer Schutzmassnahmen beurteilen wir nach den konkreten Datenwegen und Risiken. Verschlüsselung eines einzelnen Datenwegs oder einer Sicherung ist keine Zusage einer durchgehenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder der Verschlüsselung sämtlicher Altbestände.

Zugriffe werden auf befugte Personen und den erforderlichen Zweck begrenzt. Geplante Massnahmen oder Zertifikate eines Anbieters werden nicht als eigene CAai-Zertifizierung dargestellt. Bei einem Vorfall prüfen wir die erforderlichen Schutz-, Dokumentations- und Informationsmassnahmen; notwendige Informationen an Kunden oder betroffene Personen erfolgen gesondert.

## 10. Browser-Speicher, Diagnose und Feedback

Die App verwendet für Anmeldung und erforderliche Funktionen Cookies und Browser-Speicher. Die ergänzenden Angaben zu Browser-Speicher und Sicherheit beschreiben die verwendeten Einträge mit Zweck und Dauer. Ihre Auswahl zur optionalen Diagnose können Sie über die Cookie-Einstellungen ändern.

Die optionale Browserfehlerdiagnose wird nach Zustimmung aktiviert. Ihre Auswahl lässt sich über die Cookie-Einstellungen ändern. Die serverseitige erforderliche Fehlerdiagnose ist davon getrennt. Für die allgemeine Diagnose sind technische Angaben vorgesehen; Dokumenttexte und KI-Antworten dienen nicht als allgemeines Diagnosematerial. Für eine konkrete notwendige Fehleruntersuchung gelten die Grenzen aus Abschnitten 3, 5 und 6.

Bei Feedback verarbeiten wir Ihre Beschreibung und die im Dialog bezeichneten Angaben. Zusätzliches technisches Diagnosematerial ist eine gesonderte Auswahl. Bitte übermitteln Sie nur erforderliche Informationen und prüfen Sie den angezeigten Umfang. Feedback ist keine Einwilligung in Modelltraining oder allgemeine Entwicklung mit Projektinhalten. Ein Widerruf optionaler Diagnose holt bereits rechtmässig übermittelte Ereignisse nicht automatisch zurück.

## 11. Ihre Rechte

Sie können sich unter **info@caai.online** an uns wenden, auch ohne Konto oder bei gesperrtem Zugang. Im Rahmen des anwendbaren Rechts bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft und Kopie, Berichtigung, Löschung und gegebenenfalls Einschränkung, Widerspruch und Datenherausgabe bzw. Datenübertragbarkeit. Ein vollständiger Projektexport und eine Betroffenenauskunft sind unterschiedliche Vorgänge.

Bei einer auf berechtigte Interessen gestützten Verarbeitung können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir prüfen, ob gesetzlich beachtliche überwiegende Gründe oder Rechtsansprüche entgegenstehen. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden, ohne die Rechtmässigkeit der vorherigen Verarbeitung zu verändern.

Wir prüfen Identität, Datenbezug und Zuständigkeit mit erforderlichen, verhältnismässigen Mitteln. Für Kundenauftragsdaten arbeiten wir mit der berechtigten Kundenstelle zusammen. Rechte anderer werden bei Suche und Herausgabe geschützt; eine Feldmarkierung «Tabu» begründet für sich keine Ausnahme vom Auskunftsrecht.

Gesuche beantworten wir nach den anwendbaren Vorgaben, unter Schweizer Recht in der Regel innert 30 Tagen, unter der DSGVO grundsätzlich binnen eines Monats. Rechtlich zulässige Verlängerungen oder Einschränkungen werden rechtzeitig begründet. Ein laufender technischer Vorgang setzt frühere gesetzliche Handlungsanforderungen nicht aus.

Sie können sich an den **EDÖB, edoeb.admin.ch**, wenden. Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des mutmasslichen Verstosses.

## 12. Änderungen

Wesentliche Änderungen werden angemessen mitgeteilt. Diese Erklärung informiert; ihre Kenntnisnahme ist keine allgemeine Einwilligung und keine Vertragsannahme für eine Organisation. Neue Zwecke und Datenwege benötigen ihre eigenen Voraussetzungen. Eine neue Fassung erlaubt frühere unzulässige Verarbeitungen nicht rückwirkend.